Villkor för fakturering

1.1 Dessa villkor gäller när ett bolag skapar fakturor i Inzenda och när Inzenda skickar fakturor med e-post för bolagets räkning. De är ett tillägg till Inzendas användarvillkor och personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtalet). I frågor om fakturering gäller dessa villkor före användarvillkoren och PUB-avtalet. I övrigt gäller användarvillkoren och PUB-avtalet.

1.2 I dessa villkor betyder:

• Bolaget: det aktiebolag som använder Inzenda och utfärdar fakturan. I PUB-avtalet kallas det Kunden.
• Fakturamottagare: den som Bolaget fakturerar, och den person som fakturan skickas till.
• Användare: en person som har åtkomst till Bolaget i Inzenda.
• Utskick: när Inzenda skickar en faktura eller kreditfaktura med e-post för Bolagets räkning.

1.3 En användare med full åtkomst godkänner villkoren för Bolaget i Inzenda före Bolagets första utskick, genom att trycka på "Godkänn och skicka" bredvid en länk till villkoren. Godkännandet binder Bolaget. Inzenda sparar vem som godkände, när och vilken version som godkändes.

1.4 Bolaget kan alltid skapa en faktura och skicka den själv ("Skickar själv"). Det kräver inget godkännande av dessa villkor. Punkt 4, 5 och 6 gäller bara utskick.

1.5 I ett demobolag skickar Inzenda ingen e-post.

2.1 Inzenda tillhandahåller verktyg för att skapa fakturor och kreditfakturor, numrera dem i en obruten serie, ta fram en PDF, bokföra fakturan och matcha inbetalningar mot den.

2.2 Vid ett utskick skickar Inzenda fakturan i Bolagets namn och enligt Bolagets instruktion. Instruktionen ges när en användare trycker på "Skicka" och bekräftar mottagare och innehåll. Inzenda skickar bara till den e-postadress som användaren har bekräftat.

2.3 Meddelandet skickas från faktura@faktura.inzenda.se med Bolagets namn följt av "via Inzenda" som avsändarnamn. Har Bolaget angett en svarsadress i Inzenda går svar dit. Inzenda läser inte och vidarebefordrar inte svar som skickas till avsändaradressen, så Bolaget bör ange en svarsadress.

2.4 Meddelandet innehåller fakturans belopp, förfallodag, OCR-nummer, Bolagets betalningsuppgifter, Bolagets namn, säte och organisationsnummer, en länk till fakturan och en länk till information om hur Fakturamottagarens personuppgifter behandlas. Fakturans PDF bifogas inte meddelandet. Den nås genom länken.

2.5 En AI-assistent som är kopplad till Bolaget kan inte göra ett utskick. Ett utskick bekräftas alltid av en användare på inzenda.se.

2.6 Inzenda gör inte följande:

• utfärdar inte fakturor i eget namn och är inte part i avtalet mellan Bolaget och Fakturamottagaren;
• tar inte emot, förvarar eller förmedlar betalningar;
• driver inte in fordringar och skickar inga inkassokrav;
• kontrollerar inte att fakturans innehåll är riktigt eller att Bolaget har rätt till betalningen;
• ger inte råd om moms, bokföring eller avtal.

3.1 Bolaget är säljare och utfärdar fakturan i eget namn. Bolaget ansvarar för fakturan och dess innehåll, också när den skickas genom Inzenda.

3.2 Bolaget ansvarar särskilt för att:

• fakturan avser en verklig leverans och ett belopp som Fakturamottagaren ska betala;
• fakturan innehåller de uppgifter som mervärdesskattelagen (2023:200) kräver och att de är riktiga, till exempel momssats, momsbelopp, leveransdatum, köparens momsregistreringsnummer och hänvisning till undantag eller omvänd betalningsskyldighet;
• Bolagets egna uppgifter i Inzenda är riktiga, till exempel namn, adress, säte, momsregistrering, betalningsuppgifter och logotyp;
• uppgiften "Godkänd för F-skatt" bara anges när Bolaget är godkänt för F-skatt;
• redovisningsmetoden i Inzenda är den metod Bolaget faktiskt använder.

3.3 Den som felaktigt debiterar moms på en faktura är betalningsskyldig till staten för beloppet (mervärdesskattelagen 16 kap. 23 §). Ett fel rättas med en kreditfaktura som hänvisar till den ursprungliga fakturan.

3.4 En faktura får skickas elektroniskt bara om mottagaren godkänner det (mervärdesskattelagen 17 kap. 20 §). Bolaget ansvarar för att Fakturamottagaren har godkänt faktura med e-post. För en privatperson ska Bolaget markera i Inzenda att personen har godkänt faktura med e-post. Utan markeringen skickar Inzenda ingen faktura till personen.

3.5 Bolaget ansvarar för att e-postadressen är rätt och att den tillhör Fakturamottagaren eller någon som Fakturamottagaren har utsett.

3.6 Bolaget lägger inte in personnummer, känsliga personuppgifter eller andra uppgifter som behöver särskilt skydd i en faktura, varken i fakturarader, referenser eller sidfot. Undantaget är det momsregistreringsnummer som anges enligt punkt 9.4. E-post och länkar skyddas inte som en tjänst med inloggning. Inzenda kan stoppa en faktura där en fakturarad eller referens ser ut att innehålla ett personnummer.

3.7 Bolaget ansvarar för förseningsavgifter, påminnelseavgifter och dröjsmålsränta som Bolaget tar ut av sina kunder, och för att de har rätt att tas ut.

3.8 Bolaget ersätter Inzenda för skada och kostnader som Inzenda får på grund av krav från en Fakturamottagare eller annan tredje man, om kravet beror på att Bolaget har brutit mot punkt 3 eller 6.2.

4.1 Före Bolagets första utskick kontrollerar Inzenda en gång att Bolaget i Inzenda hör ihop med det verkliga bolaget, så att ingen kan skicka fakturor i ett annat bolags namn.

4.2 Kontrollen är godkänd när Inzenda har verifierat Bolagets behörighet, eller när den behörighet som Bolaget har gett Inzenda som ombud hos Skatteverket hör till Bolagets registrering i Inzenda och började gälla tidigast den dag Bolaget lades in i Inzenda.

4.3 Godkänns inte kontrollen kan Bolaget ge Inzenda behörighet hos Skatteverket, be Inzenda granska behörigheten manuellt eller skicka fakturan själv.

4.4 Kontrollen är ingen garanti för att den som skickar har rätt att företräda Bolaget. Bolaget bestämmer vilka användare som har åtkomst och vilken roll de har, och ansvarar för att varje användare som skickar en faktura har rätt att göra det för Bolaget (användarvillkoren punkt 11).

4.5 Inzenda sparar när kontrollen godkändes och på vilken grund. Upphör behörigheten hos Skatteverket senare står resultatet kvar. Inzenda får göra om kontrollen om det finns skäl att tro att den inte längre stämmer.

5.1 En faktura räknas som skickad i Inzenda när den har lämnats till Inzendas e-postleverantör. Det betyder inte att den har kommit fram.

5.2 Inzenda garanterar inte att ett meddelande kommer fram, när det kommer fram eller att det inte hamnar bland skräppost. Mottagarens e-postsystem kan stoppa eller fördröja det.

5.3 Får Inzenda besked om att ett meddelande inte kom fram, eller att mottagaren har markerat det som skräppost, visar Inzenda det på fakturan. Inzenda skickar inte om fakturan av sig själv. Bolaget ansvarar för att fakturan når Fakturamottagaren.

5.4 Länken till fakturan gäller i 90 dagar. Den som har länken kan öppna fakturan utan att logga in. Inzenda registrerar inte när länken öppnas. Bolaget kan skicka fakturan igen. Det är samma faktura med samma nummer och en ny länk.

5.5 Ett skickat meddelande kan inte tas tillbaka. Ett fel rättas med en kreditfaktura.

5.6 Kan ett utskick inte göras, till exempel för att Inzenda inte är tillgängligt, skickar Bolaget fakturan själv. Användarvillkoren punkt 9 gäller.

6.1 Inzenda får begränsa hur många fakturor Bolaget kan skicka med e-post per dag. I dag är gränsen 50 per dag när Bolaget har ett eget abonnemang och annars 10 per dag, kreditfakturor inräknade. Inzenda får ändra gränserna. Bolaget kan alltid skicka fakturor själv.

6.2 Bolaget använder utskick bara för fakturor och kreditfakturor till sina egna kunder. Utskick får inte användas för marknadsföring, för krav som inte finns, för att vilseleda eller för att skicka i någon annans namn.

6.3 Inzenda får stänga av Bolagets utskick, helt eller delvis, om:

• det finns skäl att misstänka missbruk eller bedrägeri,
• många meddelanden studsar eller markeras som skräppost,
• utskicken skadar möjligheten att leverera e-post från Inzendas domäner, eller
• Bolaget bryter mot dessa villkor.

6.4 Inzenda meddelar Bolaget om en avstängning och skälet till den utan onödigt dröjsmål, i Inzenda eller med e-post till användarna med full åtkomst, om det inte skulle skada en utredning av misstänkt brott. Avstängningen upphör när skälet inte längre finns. Under en avstängning kan Bolaget skapa fakturor och skicka dem själv.

7.1 Bolaget anger sina betalningsuppgifter i Inzenda: bankgiro, plusgiro eller IBAN med BIC. Uppgifterna skrivs på fakturan och i meddelandet. Bolaget ansvarar för att de är rätt och att kontot tillhör Bolaget.

7.2 När betalningsuppgifterna ändras skickar Inzenda ett meddelande till alla användare med full åtkomst i Bolaget. Bolaget bör kontrollera varje sådant meddelande.

7.3 Fakturamottagaren betalar direkt till Bolagets konto. Inzenda tar inte emot, förvarar eller förmedlar några pengar och ansvarar inte för att Fakturamottagaren betalar.

7.4 Inzenda föreslår vilken faktura en inbetalning hör till, utifrån OCR-nummer, belopp och motpart. Bolaget ansvarar för sin bokföring, också när en inbetalning matchas automatiskt (användarvillkoren punkt 2).

8.1 Bolaget är bokföringsskyldigt och ska bevara sina fakturor fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap. 2 §). Det ansvaret ligger kvar hos Bolaget.

8.2 Inzenda sparar varje utfärdad faktura och kreditfaktura som den PDF som togs fram när den utfärdades, med en kontrollsumma, i Inzendas fillagring i Stockholm. En utfärdad faktura ändras inte. Ett utkast har inget nummer och kan raderas.

8.3 Utfärdade fakturor, deras PDF:er och händelser (till exempel skickad, studsad eller betald) är räkenskapsinformation. Inzenda förvarar dem enligt användarvillkoren punkt 12 och PUB-avtalet punkt 11.3.

8.4 Bolaget kan ladda ner varje utfärdad fakturas PDF i Inzenda och bör spara en egen kopia.

9.1 Bolaget är personuppgiftsansvarigt för uppgifterna om sina kunder och Fakturamottagare. Inzenda är personuppgiftsbiträde, och PUB-avtalet gäller för behandlingen. Denna punkt är Bolagets dokumenterade instruktion enligt PUB-avtalet punkt 2.1 och kompletterar avtalets Bilaga 1.

9.2 Genom att godkänna villkoren instruerar Bolaget Inzenda att:

• lagra uppgifter om Bolagets kunder och Fakturamottagare: namn, adress, e-postadress, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, fakturans innehåll och betalningsstatus;
• ta fram fakturan och skicka den till den e-postadress som en användare har bekräftat;
• ta emot och spara besked om att ett meddelande inte kom fram eller markerades som skräppost, och använda dem för att visa leveransen och för att upptäcka missbruk enligt punkt 6;
• matcha inbetalningar mot fakturor.

9.3 De registrerade är Bolagets kunder som är fysiska personer, till exempel privatpersoner och enskilda näringsidkare, och de personer vars e-postadress fakturan skickas till.

9.4 Inzenda ber inte om personnummer för Bolagets kunder. En svensk enskild näringsidkares momsregistreringsnummer innehåller personnumret. Det sparas krypterat, visas maskerat i listor och skrivs på fakturan när mervärdesskattelagen kräver det.

9.5 Inzenda skickar e-post genom underbiträdet Resend (Plus Five Five Inc., USA), som finns i PUB-avtalets Bilaga 2 och på sidan underbiträden. Utskicket går via Irland. Resend lagrar meddelandena, med deras innehåll och länken till fakturan, och loggar över utskicken i USA i 30 dagar. Överföringen sker med stöd av EU-US Data Privacy Framework och EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Fakturans PDF lämnas inte till Resend.

9.6 Bolaget ansvarar för att det finns en rättslig grund för behandlingen och för att informera sina kunder om den. Meddelandet länkar till Inzendas information till fakturamottagare, som beskriver utskicket och Inzendas roll. Den ersätter inte Bolagets egen information.

9.7 Inzenda använder inte uppgifterna om Bolagets kunder för egna ändamål och skickar ingen marknadsföring till dem. Meddelandet har ingen spårningspixel.

10.1 Att utfärda och skicka fakturor ingår när Bolaget har ett abonnemang eller en provperiod i Inzenda. Det kostar inget extra per faktura. Utan abonnemang eller provperiod kan Bolaget skapa utkast men inte utfärda fakturor. En kreditfaktura kan alltid utfärdas. Inför Inzenda en avgift för utskick gäller den först när Bolaget har godkänt en ny version av dessa villkor.

11.1 Användarvillkoren punkt 3 gäller också för dessa villkor. Inzendas sammanlagda ansvar enligt användarvillkoren, PUB-avtalet och dessa villkor är begränsat enligt den punkten.

11.2 Inzenda ansvarar inte för:

• att en faktura kommer fram, eller när;
• att Fakturamottagaren betalar;
• fakturans innehåll, också moms som har angetts på fakturan;
• skada som beror på felaktiga uppgifter som Bolaget har lämnat, till exempel betalningsuppgifter eller e-postadress;
• skada som beror på en avstängning enligt punkt 6.3 som Inzenda gjorde i god tro.

11.3 Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, eller när ansvaret inte får begränsas enligt lag.

12.1 Inzenda får ändra dessa villkor. En ny version får ett nytt versionsnamn och publiceras på inzenda.se. Bolaget kan göra utskick enligt en ny version först när en användare med full åtkomst har godkänt den. Tills dess kan Bolaget skicka fakturor själv.

12.2 En ny version gäller först när Bolaget har godkänt den. Därför gäller inte användarvillkorens frist på 30 dagar för ändringar av dessa villkor. Ändringar av användarvillkoren och PUB-avtalet följer de dokumentens egna regler.

12.3 Bolaget kan när som helst sluta använda utskick. Utfärdade fakturor förvaras enligt punkt 8.

13.1 Svensk lag gäller för dessa villkor. Tvister avgörs av allmän domstol, med Stockholms tingsrätt som första instans.

Frågor om fakturering och anmälan om missbruk: support@inzenda.se. Frågor om personuppgifter: privacy@inzenda.se. Inzenda AB, org.nr 559480-1580, Sysslomansgatan 20, 112 42 Stockholm.