Systemdokumentation

Senast uppdaterad: 19 oktober 2026

Så här är bokföringen i Inzenda organiserad: hur en affärshändelse blir en verifikation, hur verifikationerna numreras, hur en rättelse görs och hur bokföringen sparas. Bokföringslagen (1999:1078) 5 kap. 11 § kräver en sådan beskrivning (systemdokumentation) och en beskrivning av hur de enskilda posterna har behandlats (behandlingshistorik).

1. Från transaktion till verifikation

Varje transaktion du registrerar (för hand, från en bankfil eller en SIE-fil, eller som en årssumma) blir en verifikation i serie A i samma ögonblick. En lönekörning bokförs när lönen är betald: när betalningsdagen har kommit, när nettolönen har matchats mot banken eller när du har markerat den som betald. Att lämna arbetsgivardeklarationen bokför ingenting. Verifikationens rader bokförs på BAS-konton som kategorin bestämmer; du väljer aldrig konto själv. Raderna räknas fram med samma regler som årsredovisningen och deklarationen, så böckerna och det som lämnas in kan inte skilja sig åt.

Verifikationen visar när den registrerades och av vem, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, beloppet, motparten och ett verifikationsnummer (5 kap. 7 §).
Kvittot eller fakturan du bifogar är verifikationens underlag.
Ett kontoutdrag som importeras från banken (som fil eller som PDF) är underlaget för de bankrader som skapas från det. Bolaget sparar kontoutdraget själv; för ett kontoutdrag som PDF sparar Inzenda bara dess kontrollsumma (sha256) och period, och varje rad hänvisar till den importen i sin historik.
En transaktion kan också registreras eller ändras av en AI-assistent som en användare har kopplat till bolaget. Den bokförs på samma sätt, och historiken visar att det skedde via assistenten och för vilken användare.

2. Numrering

Varje räkenskapsår har tre serier: IB för ingående balanser, A för årets verifikationer (A1, A2, A3 och så vidare) och B för bokslutet. Inom varje serie numreras verifikationerna i den ordning de registreras och utan luckor. Ett nummer används aldrig två gånger.

3. Rättelser och borttagningar

Inget som har bokförts skrivs över eller raderas (5 kap. 5 §). När du ändrar en transaktion skapas en rättelseverifikation som vänder de gamla raderna och bokför de nya. När du tar bort en transaktion skapas en makulering som vänder alla dess rader. Databasen själv vägrar att ändra eller radera verifikationer och historik.

Varje transaktion har en historik: varje version, vem som gjorde ändringen och när, och vad som ändrades (behandlingshistorik).
Rättelser av tidigare år (till exempel en kostnad som saknades i förra årets bokslut) sparas med vem och när, och ändrar årets ingående balans genom en ny verifikation i serie IB.
En bilaga som hamnat på fel transaktion kan tas bort med "Fel bilaga, ta bort". Filen raderas, och historiken visar vem som tog bort den, när, filens namn och varför. Det är den enda bilaga som raderas innan bevarandetiden har gått ut.
Det en assistent gör i ett anrop sparas som en omgång. En användare kan ångra en hel omgång: kategorier och utkast återställs, och det som redan är bokfört rättas med rättelseverifikationer. Ångringen syns i historiken.
Innan något skickas till en myndighet för en period där en assistent har gjort ändringar som ingen har granskat, bekräftar en användare att de är granskade. Vem som bekräftade och när sparas.
En assistent kan förbereda att en transaktion eller lönekörning återförs; den återförs först när en användare bekräftar på inzenda.se, och historiken visar användaren.

4. Ingående balanser och bokslut

Årets ingående balanser är förra årets utgående balanser per konto, när förra året är inlämnat i Inzenda. För det första året i Inzenda hämtas de från förra årets årsredovisning, dina svar om året som gått och rättelserna av tidigare år. De bokförs som en verifikation i serie IB. Bokslutsposterna (avskrivningar enligt anläggningsregistret, periodiseringar, periodiseringsfond, momsavräkning, arbetsgivaravgifter, särskild löneskatt, inkomstskatt och årets resultat) bokförs som verifikationer i serie B, en per slag, när årets bokföring exporteras efter årets slut och när årsredovisningen lämnas in. Medan året är öppet rättas de med rättelseverifikationer. När årsredovisningen är inlämnad är året låst, och det öppnas bara igen om Bolagsverket skickar tillbaka årsredovisningen.

5. Utskrifter och export

Under Transaktioner, Exportera bokföring, finns för varje räkenskapsår:

Grundbok (PDF): verifikationerna i registreringsordning med alla rader (5 kap. 1 §).
Huvudbok (PDF): per konto ingående balans, årets verifikationer och utgående balans (5 kap. 1 §).
SIE 4-fil enligt SIE filformat version 4C, med kontoplan, ingående och utgående balanser, resultat och alla verifikationer. Andra bokföringsprogram och revisorer kan läsa den.
Hela bokföringen som JSON och CSV: verifikationer, transaktioner och historik.

6. Bevarande

Räkenskapsinformationen (verifikationer, historik, transaktioner, kvitton, lönekörningar, årsredovisningar, deklarationer och tidigare versioner av den här systemdokumentationen) sparas så länge bolaget finns i Inzenda och, när du avslutar bolaget, till och med den 31 december det sjunde året efter utgången av det kalenderår då det sista räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 §). Databasen ligger i Frankfurt (Neon Postgres) och kvitton och andra filer i Stockholm, båda inom EU. Så länge bolaget finns i Inzenda kan räkenskapsinformationen tas fram elektroniskt i Sverige utan dröjsmål (7 kap. 3 a §). När bolaget har avslutats är den kopia bolaget har laddat ner bolagets arkiv, och Inzenda lämnar ut sin kopia på begäran enligt användarvillkoren punkt 12. När bevarandetiden har gått ut raderas bokföringen automatiskt.

7. Ansvar

Bolaget är bokföringsskyldigt och för sina böcker med Inzenda som verktyg. Bolaget ansvarar för att varje affärshändelse registreras och att underlagen är riktiga.

8. Ändringar i bokföringen

Från och med den 4 oktober 2026 bokförs bokslutsposterna som verifikationer i serie B. Ett äldre år som inte är inlämnat får sin serie B när dess bokföring exporteras eller dess årsredovisning lämnas in. Ett år som lämnades in före den 4 oktober 2026 har sina bokslutsposter i den inlämnade årsredovisningen och inte som verifikationer i serie B. Från och med den 5 oktober 2026 bokförs en lönekörning när lönen är betald och inte när arbetsgivardeklarationen lämnas. Från och med den 14 oktober 2026 beskriver avsnitt 1 att ett importerat kontoutdrag är underlaget för bankraderna, och att Inzenda för ett kontoutdrag som PDF bara sparar dess kontrollsumma och period. Den här versionen beskriver bokföringen från de datumen; de tidigare versionerna finns under Tidigare versioner.

Från och med den 19 oktober 2026 kan transaktioner registreras och ändras av en AI-assistent som en användare har kopplat till bolaget (avsnitt 1 och 3).

Tidigare versioner

Varje version av systemdokumentationen sparas, så att den som gällde för ett visst räkenskapsår går att läsa: